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Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung für mittelständische Unternehmen

Erfüllen Sie die neuen gesetzlichen Vorgaben für E-Mail-Archivierung? Seit 2017 müssen alle Unternehmen die Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllen, anderenfalls drohen ihnen hohe Kosten.

 

Was ist zu archivieren?

Alle E-Mails mit steuerrelevanten Daten wie Angeboten, Rechnungen etc. sind so aufzubewahren, dass sie jederzeit auffindbar und abrufbar sind. Da dies nicht immer einfach zu beurteilen ist, sollten alle ein- und ausgehenden E-Mails vollständig archiviert werden.

Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.

MailStore Server: Jetzt DSGVO zertifiziert

Im Februar 2019 wurde MailStore Server auf „Herz und Nieren“ geprüft und ist jetzt auch hinsichtlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zertifiziert. Die unabhängigen Datenschutzexperten der interev GmbH haben in einem mehrstufigen Prüfungsprozess MailStore Server auf die Fähigkeit zur Einhaltung der Grundsätze des Datenschutzes, explizit auf die EU-DSGVO, untersucht.  Darüber hinaus wurden ebenfalls das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie das BDSG 2018 in die Prüfung einbezogen.

Vorteile

  • Rechtskonforme Archivierung (vollständig, manipulationssicher)
  • Hilfe bei der Einhaltung der EU-DSGVO
  • Schnelle Volltextsuche nach archivierten Emails
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Entlastung von E-Mail-Servern
  • Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
  • Vereinfachung von Backup und Wiederherstellung
  • Unabhängigkeit von PST-Dateien
  • Unterstützung aller gängigen Mailserver

 

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen schafft MailStore Server tatsächlich einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen. So können alte Mails automatisch aus den Postfächern gelöscht werden, da sie im Archiv erhalten bleiben. Das reduziert Speicherplatz und schafft Ordnung auf dem Mail-Server.

Zudem haben Ihre Mitarbeiter schnell und bequem Zugriff auf alle archivierten E-Mails. Auch die Verwaltung von sehr großen Datenmengen ist effizient möglich, das steigert die Produktivität und Sie sparen bares Geld!

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